Zo houd je zicht op je zakelijke kilometers

Als jeondernemer bent, dan mag je zakelijke kilometers aftrekken van de inkomstenbelasting. Maar het bijhouden van die zakelijke kilometers kan een hele klus zijn, zeker als je met je auto zowel zakelijk als privé rijdt. Je kunt natuurlijk uitgaan van het aantal kilometers dat de navigatie aangeeft maar dat klopt vaak niet, zeker als je onderweg met afgesloten wegen te maken krijgt of wordt omgeleid vanwege een file. Dan moet je heel goed bij de les zijn wil je er niet bij inschieten of juist en fout in je voordeel maken. Als de fiscus een controle uitvoert kan je dat op een naheffing en boete komen te staan.

Een betrouwbare rittenregistratie

Wil je geen fouten maken bij het registreren van zakelijke kilometers, dan kun je een registratiekastje in de auto laten inbouwen.Accredis levert als marktleider al sinds 2001 uiterst betrouwbare rittenregistratie systemen voor fiscale bijtelling en een optimaal wagenparkbeheer. Want als je meerdere zakelijke auto’s hebt, bijvoorbeeld voor je personeel, dan wil je natuurlijk wel het overzicht bewaren. Met een zakelijk geleasete auto mag je bijvoorbeeld vrijwel geen privé kilometers rijden. Alles moet daarom verantwoord worden. En je wilt ook weten of het aantal kilometers binnen het met de leasemaatschappij afgesproken contract blijft. Overschrijd je de limiet dan leidt dit meestal tot flink hogere kosten. Soms kan een contract tussentijds worden bijgesteld als blijkt dat het aantal kilometers veel te laag of te hoog is vastgesteld.

Eenvoudig uitlezen

In vrachtwagens is een tachograaf al jaren verplicht. Vroeger gebruikten deze apparaten een ponskaart en later een geheugenkaartje. De chauffeur moest altijd bij de zaak langs om de gegevens te laten uitlezen zodat deze in de administratie konden worden verwerkt. Tegenwoordig is dat gelukkig niet meer nodig. Een modernkilometerregistratie kastje kan op afstand worden uitgelezen. Het maakt daarbij zelfs niet uit of de auto in het buitenland staat. De gegevens kunnen vervolgens rechtstreeks in het boekhoudprogramma worden geïmporteerd of naar een administratiekantoor worden gestuurd. Dat is natuurlijk een stuk makkelijker en ook betrouwbaarder.

Altijd je administratie op orde

Het is belangrijk om als ondernemer altijd je administratie op orde te hebben. Dat is prettig voor jezelf, want zo heb je altijd een helder overzicht van hoe je bedrijf ervoor staat. Maar het is ook nodig om je aangiftes vlot te kunnen indienen. Hiervoor zijn maandelijks of eens per kwartaal de gegevens nodig. Als je die snel uit je systeem kunt halen dan ben je des te sneller klaar met je aangifte of met de aanlevering van de noodzakelijke gegevens aan je boekhouder. Die gegevens zijn ook nodig voor de jaarrekening die bij de aangifte van de inkomstenbelasting nodig is. Houd er ook rekening mee dat bij een controle door de Belastingdienst gegevens tot minstens 5 jaar terug kunnen worden opgevraagd. Alle informatie moet foutloos en volledig zijn. Up-to-date gegevens zijn ook van belang als je je bedrijf wilt overdragen of juist zelf een bedrijf wilt overnemen. Bij de overname moeten immers betrouwbare gegevens beschikbaar zijn.